Data-slette og privatlivspolitik

1. Om Shoptimaiz

Shoptimaiz ApS udvikler digitale værktøjer til lokal detailhandel og fungerer som dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i forbindelse med vores platforme, tjenester og kundesupport.

2. Kontaktoplysninger

3. Hvilke persondata vi indsamler

Vi indsamler kun persondata, der er nødvendige for at levere, drifte og forbedre vores tjenester. Afhængigt af din relation til os kan følgende kategorier blive indsamlet:

• Kunde- og virksomhedsoplysninger (navn, CVR-nummer, adresse, branche og kontaktpersoner).
• Kontooplysninger for butiksbrugere og medarbejdere (navn, stilling, arbejdsrelateret e-mail, telefonnummer og rolle).
• Betalings- og faktureringsoplysninger, herunder valgte abonnementer og transaktionshistorik.
• Brugs- og logdata fra vores apps og administrationspaneler (login-tidspunkter, enhedstype, funktioner der anvendes og fejlmeddelelser).
• Support- og korrespondancedata, herunder chatbeskeder, e-mails, optagede opkald og vedlagte filer.

4. Formål med behandlingen

Persondata anvendes for at:

• oprette og vedligeholde kundekonti og licensaftaler,
• levere den aftalte funktionalitet i Shoptimaiz-platformen, herunder adgangsstyring og konfigurationslagring,
• gennemføre betalinger og udsende lovpligtige bilag,
• yde teknisk support, fejlrette og forbedre stabiliteten af vores løsninger,
• udsende målrettet information om produktopdateringer, events og undervisning, når der foreligger samtykke eller legitim interesse,
• efterleve lovkrav, herunder bogføringsloven og databeskyttelsesforordningen.

5. Retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger på baggrund af følgende retsgrundlag i GDPR artikel 6: (a) samtykke, (b) opfyldelse af en kontrakt, (c) retlig forpligtelse, (f) legitim interesse. Når behandlingen vedrører særlige kategorier af oplysninger, indhenter vi udtrykkeligt samtykke eller påberåber os artikel 9, stk. 2, litra b, g eller h, når det er relevant.

6. Databehandlere og overførsler

Vi anvender betroede databehandlere til hosting, drift, analyse og kundeservice. Alle databehandlere er underlagt databehandleraftaler, der lever op til artikel 28 i GDPR. Overførsler til lande uden for EU/EØS sker kun, når der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag, såsom EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller et anerkendt certificeringsprogram.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer persondata, så længe det er nødvendigt for det formål, data er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det. Som udgangspunkt gælder følgende slettefrister:

• Kundedata og kontraktinformation: op til 5 år efter ophør af kundeforholdet af hensyn til bogføringsregler.
• Support- og korrespondancedata: slettes eller anonymiseres 24 måneder efter seneste aktivitet, medmindre længere opbevaring er nødvendig for at løse en tvist.
• Log- og sikkerhedsdata: opbevares i op til 18 måneder for at kunne dokumentere hændelser og forbedre sikkerheden.

Når opbevaringsperioden udløber, sletter vi data sikkert eller anonymiserer dem, så personen ikke længere kan identificeres.

8. Cookies og tracking

Vores web- og mobilapplikationer anvender cookies og lignende teknologier for at sikre funktionalitet, måle performance og levere personaliseret indhold. Ved besøg gives du mulighed for at administrere dine præferencer, og du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde samtykket i cookie-banneret.

9. Dine rettigheder

Som registreret har du ret til at anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine data. Hvis vi baserer behandlingen på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Du har også ret til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), hvis du mener, at vores behandling krænker din databeskyttelse.

10. Sådan anmoder du om sletning

Send din anmodning til kontakt@shoptimaiz.com og beskriv, hvilke data du ønsker slettet. Vi kvitterer for modtagelsen inden for 5 hverdage og gennemfører sletning eller giver begrundet afslag hurtigst muligt og senest 30 dage efter, vi har modtaget en fuldstændig anmodning. Hvis vi har behov for at forlænge fristen, orienterer vi dig om årsagen og tidsplanen.

11. Datasikkerhed

Vi beskytter persondata med adgangsstyring, kryptering under transport, rollebasede tilladelser, logning og kontinuerlige sikkerhedskontroller. Vi gennemfører regelmæssige risikovurderinger og træner medarbejdere i sikker håndtering af data. Ved brud på persondatasikkerheden dokumenterer vi hændelsen og underretter Datatilsynet og berørte personer uden unødig forsinkelse, når dette kræves.

12. Opdateringer af denne politik

Vi kan opdatere denne politik, hvis vores behandling ændrer sig, eller hvis lovgivningen kræver det. Væsentlige ændringer kommunikeres direkte til berørte kunder og brugere via e-mail eller i vores platforme. Den nyeste version er altid tilgængelig i administrationspanelet og på shoptimaiz.com.

13. Ikrafttræden

Denne politik er gældende fra 18. oktober 2025.